Agar bisnis lebih mudah dikelola dan dikembangkan, salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah manajemen inventaris. Kamu harus mampu mengatur stok barang yang tersedia di gudang dengan seakurat dan optimal. Bagaimana cara untuk melakukannya? Salah satu cara yang bisa kamu lakukan adalah dengan membuat dan memahami laporan stok barang yang benar.
Terlepas dari apapun jenis usaha yang kamu geluti, laporan stok barang yang relevan, terkini, dan cermat akan membantu kamu untuk mengurangi ketidakefisienan yang menghambat proses produksi. Dari laporan stok barang yang kamu buat, terdapat data yang penting untuk menyusun strategi-strategi dalam meningkatkan profit tanpa menghabiskan banyak waktu dan sumber daya yang berlebihan.
Laporan stok barang bisa dibuat secara manual atau dengan aplikasi. Sebaiknya, kamu pilih cara membuat dengan aplikasi supaya laporan cepat selesai dan selalu siap disajikan. Selain itu, dengan aplikasi stock opname akan sangat membantu kamu karena tidak perlu membuat banyak jenis laporan stok barang. Dengan satu aplikasi stock opname, kamu bisa memakainya untuk banyak jenis laporan stok barang. Kamu pasti akan sangat dimudahkan karena tidak banyak menyita waktumu.
Pentingnya Aplikasi stock opname
Setiap perusahaan pasti menggunakan teknik pendataan terhadap stok barang yang berbeda. Misalnya untuk industri supermarket atau toko retail besar, bisa menggunakan teknologi yang lebih mudah seperti menggunakan alat scan barcode sehingga semua barang dapat terdata secara digital dan otomatis. Tapi, untuk toko kelontong perhitungan stok barang akan dilakukan secara manual, bahkan masih menggunakan pena dan kertas.
Aplikasi stock opname merupakan bagian dari sistem manajemen inventory atau sistem sistem manajemen stok barang. Aplikasi stock opname sangat penting dilakukan untuk mengetahui kondisi sebenarnya mengenai barang yang ada di gudang. Kalau barang di gudang lebih banyak atau lebih sedikit dibandingkan data yang tercatat dalam pembukuan, mungkin saja terjadi kesalahan pada pencatatan sebelumnya.
Maka dari itu, petugas stok barang akan melakukan penyesuaian sesuai dengan kondisi yang terjadi. Misalnya dengan mengganti barang yang kurang atau memeriksa faktor yang menyebabkan terjadi selisih pencatatan antara barang di gudang dan barang dengan data pada pencatatan.
Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh sebuah perusahaan kalau menggunakan aplikasi stock opname. Berikut ini, beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menggunakan aplikasi stock opname, yaitu:
- Mengetahui adanya kekurangan barang sehingga dapat segera menambahkannya
- Menghindari perbedaan antara barang yang disimpan dan keberadaan data
- Menjadi bahan pengambilan keputusan untuk perkembangan penjualan pada sebuah perusahaan
- Kondisi barang di gudang bisa diperiksa secara seksama dan lebih detail
- Arus keluar masuk barang terdata dengan baik dan benar
- Sebagai prosedur sistem pengendalian internal perusahaan
- Menghitung kas, aktiva, hutang, dan piutang perusahaan.
- Merencanakan strategi stock adjustment bagi perusahaan
Jenis-Jenis Laporan Stok Barang
Ada banyak jenis laporan stok barang biasa digunakan dalam bisnis. Maka dari itu, membuat secara manual satu per satu akan sangat melelahkan. Aplikasi stock opname akan jauh lebih efektif, karena bisa kamu operasikan untuk setiap jenis laporan. Berikut ini, beberapa jenis laporan stok barang yang harus kamu buat.
- Laporan Stock On Hand
Stock on Hand merupakan laporan barang yang tersedia di gudang. Laporan ini berguna agar kamu bisa selalu tahu jumlah inventaris yang tersedia. Selain itu, kamu juga bisa mengambil keputusan untuk melakukan pembelian barang yang dinilai harus segera disiapkan untuk pelanggan.
Laporan stock on hand tidak hanya berupa pendataan mengenai banyaknya barang yang ada di gudang, tetapi juga sebagai media komparasi antara jumlah barang yang tersedia dengan jumlah barang yang telah terpakai. Dengan demikian, kamu akan bisa melihat banyaknya barang cadangan yang tersedia untuk jangka waktu tertentu dan banyaknya barang yang sedang dipesan. Untuk jangka panjang, laporan ini akan dan memudahkan kamu dalam membuat keputusan perihal stock control.
- Laporan Perubahan Stok Barang
Mengetahui jumlah ketersediaan stok barang saja ternyata belum cukup. Kamu harus tahu faktor-faktor yang yang mempengaruhi aliran barang di gudang demi stock control yang lebih baik. Laporan Perubahan Stok Barang sangat berguna untuk memantau keluar masuknya barang dengan mudah serta melihat penyebab dari fluktuasinya.
- Laporan Rasio Perputaran Stok Barang
Laporan rasio perputaran stok barang merupakan laporan yang sederhana namun dapat menggambarkan seberapa efisien barang-barang bergerak melalui rantai pasokan. Maksudnya, melalui laporan ini kamu akan bisa melihat seberapa cepat waktu yang dibutuhkan untuk memasok barang. Laporan ini juga dapat ditujukan untuk barang yang memiliki performa bagus dan yang tidak bagus sehingga kinerja inventaris perusahaan secara keseluruhan akan lebih terarah.
- Laporan Fill Rate
Salah satu tujuan utama stock control adalah untuk menghindari kekosongan stok agar kepuasan pelanggan tetap dapat diutamakan. Agar kekosongan tidak terjadi, maka kamu perlu laporan fill rate. Laporan ini berarti persentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Dalam proses pemenuhannya, mungkin kamu akan mengalami kehabisan stok barang. Tapi, dengan adanya laporan fill rate ini, kejadian semacam itu bisa diminimalisir.
Laporan fill rate akan memberikan data rata-rata fill rate item dalam waktu tertentu atau menunjukkan distribusi barang yang dipesan pelanggan dengan sangat jelas. Laporan semacam ini sangat berguna buat kamu untuk mengidentifikasi jenis-jenis pesanan yang kompleks dari para pelanggan.
Jenis-jenis laporan stok barang di atas merupakan bagian penting untuk kelancaran inventory atau produk dari usahamu. Tanpa laporan stok barang tersebut, dipastikan akan ada banyak ketidaksesuaian yang kamu hadapi. Tapi, kamu akan sangat kesulitan membuat laporan-laporan tersebut secara manual. Maka dari itu, solusi terbaik adalah dengan menggunakan aplikasi stock opname yang terintegrasi.
Fitur-Fitur Dalam Sistem Manajemen Stok Barang
Meskipun saat ini ada banyak aplikasi stock opname yang beredar, tapi perlu kamu ingat betul bahwa tidak aplikasi memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang pada satu gudang saja. Tapi, ketika kamu harus menggunakan sistem manajemen stok barang, maka pastikan aplikasi tersebut memiliki beberapa fitur berikut ini.
- Fitur Manajemen Stok untuk membantu pengguna dalam memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain.
- Fitur Manajemen Procurement yang berguna untuk mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu kalau persediaan sudah mencapai tingkat minimum.
- Fitur Manajemen Supplier yang berfungsi untuk menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok.
- Fitur Barcode Scanning yang berguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan.
- Fitur Shipment Tracking, yang berguna sebagai alat pelacakan.
- Fitur Laporan Inventaris yang berguna untuk menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, dan. inventory turnover.
Meskipun tidak ada salahnya kalau kamu memakai laporan stok barang secara manual atau konvensional. Tapi, untuk bisnis saat ini, rasanya akan sulit bisa bersaing dengan kompetitor kalau kamu tidak tidak memanfaatkan teknologi. Belum lagi banyak jenis laporan stok barang yang harus kamu miliki.
Maka itu, menggunakan aplikasi stock opname atau sistem manajemen inventory adalah satu upaya agar kamu bisa bersaing dalam bisnis. Dengan fitur-fitur yang tersedia pada aplikasi stock opname, kamu bisa memperoleh data yang akurat mengenai kebutuhan konsumen. Selanjutnya, kamu bisa memberikan kebutuhan tersebut dengan cepat dan akurat.
Jurnal dari Mekari sebagai salah satu aplikasi distribusi barang terbaik, sangat membantu dalam monitoring maupun control distribusi barang. terutama seperti update stock barang hingga penjualan dan sales force automation. Semuanya bisa dimonitoring langsung dari HP dalam genggaman. Yuk, coba aplikasi Jurnal sekarang dengan kunjungi websitenya di laman https://jurnal.id/.
